Kenmerken van de referentiefunctie
- Deze universele functie kan voorkomen in diverse afdelingen bij een grote organisatie of in een centrale ondersteuningsafdeling van een kleinere organisatie. In beide gevallen zijn de verantwoordelijkheden/kerntaken van min of meer dezelfde orde, waardoor op het gebied van kennis, kunde en vaardigheden dezelfde eisen worden gesteld;
- bij de werkzaamheden wordt gebruik gemaakt van de gangbare kantoorprogrammatuur (tekstverwerking, spreadsheet).
Organisatie
- Rapporteert aan: bedrijfsleider of leidinggevende van een afdeling/sector.
- Geeft leiding aan:
niet van toepassing
| Resultaatgebieden |
Taken |
| Secretariële ondersteuning van leidinggevende(n). |
-
uitwerken van (standaard-)correspondentie, aan de hand van summiere aanwijzingen;
-
typen van stukken aan de hand van ontvangen concepten, verzorgen van een passende lay-out, corrigeren van eventuele taal- en stijlfouten;
-
vertalen van (routinematige) teksten naar en van het Engels;
-
ontvangen, registreren, verzenden en afwikkelen van correspondentie;
-
bijhouden en beheren van het correspondentie-archief.
|
| Geleverde assistentie en ondersteuning t.b.v. een efficiënt verloop van de werkzaamheden van leidinggevende(n). |
-
aannemen van telefoongesprekken, geven van informatie, opnemen en doorgeven van boodschappen, zelf beantwoorden van feitelijke vragen of doorverbinden met anderen;
-
bijhouden agenda(’s) en maken en bevestigen van afspraken met in- en externen;
-
regelen van (buitenlandse) reizen, hotelreserveringen e.d. en van attenties en activiteiten voor medewerkers en relaties;
-
voorbereiden van vergaderingen door het verzamelen van agendapunten, stukken e.d., opstellen en rondsturen van agenda’s, reserveren van vergaderruimtes en voorzieningen;
-
notuleren van vooral interne vergaderingen en distribueren van goedgekeurde stukken;
-
bewaken en opvolging geven aan afspraken, de tijdige behandeling van post e.d. en rappelleren van interne functionarissen.
|
| Overige werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld: |
-
bijhouden van bepaalde registraties, bestanden e.d., zowel handmatig als op de PC;
-
opstellen en distribueren van diverse overzichten (standaard of op verzoek), alsmede kopiëren en distribueren van stukken, rapportages e.d.;
-
bestellen en uitgeven van kantoorartikelen.
|
Overige informatie en bezwarende omstandigheden
- Eenzijdige houding en spierbelasting bij het langdurig achtereen werken met een PC.
Kennis en ervaring
- Uitwisselen van informatie met en beantwoorden van vragen van in- en externen.
- Bedienen van PC en van de gebruikelijke kantoorapparatuur.
- Accuraat uitwerken van teksten, beheren van agenda’s en verwerken van gegevens. Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
Functie-indeling - Indelingshulpmiddel (IHM)
Kenmerken van het bedrijf
De referentiefunctie “Secretaresse” komt voor bij de diverse inflight cateraars.
De functie kan in de praktijk ook voorkomen onder de volgende bedrijfsnaam:
- Afdelingsecretaresse
- Medewerker secretariaat
Richtlijnen voor het indelen
=
Als de bedrijfsfunctie ten opzichte van de referentiefunctie ongeveer gelijk is, behoort deze bedrijfsfunctie ingedeeld te worden in groep 5.
-
Als de bedrijfsfunctie minder verantwoordelijkheden heeft, zoals het vooral typen van stukken en uitvoeren van eenvoudige administratieve werkzaamheden *, dan indeling in groep 4.
+
Als de bedrijfsfunctie meer verantwoordelijkheden heeft, zoals bijvoorbeeld het verrichten van werkzaamheden met meer in- en externe contacten, waarbij actief gebruik van meer talen aan de orde is en aanvullende inhoudelijke werkzaamheden op een hoger abstractieniveau en meer vertrouwelijkheid wordt verwacht *, dan indeling in groep 6.
* Hiervoor is geen referentiefunctie beschikbaar.