Kenmerken van de referentiefunctie
Het werkgebied betreft de brede ondersteuning van de buitendienst. Afhankelijk van de situatie in een bedrijf kunnen de volgende verantwoordelijkheden tot de functie behoren:
- het ontvangen en verwerken van prognoses, orders en wijzigingen;
- verzorgen van de communicatie over operationele zaken tussen partijen in- en extern;
- de secretariële en administratieve ondersteuning van de buitendienst;
- het bijhouden van een commercieel databestand.
Organisatie
- Rapporteert aan: operationeel leidinggevende.
- Geeft leiding aan:
niet van toepassing
Resultaatgebieden |
Taken |
In de systemen verwerkte prognoses, orders en wijzigingen daarin. |
-
aannemen van telefonisch of per fax binnenkomende gegevens van klanten en deze verwerken in het geautomatiseerde systeem;
-
invoeren en inlezen van (automatisch in het systeem) binnenkomende gegevens;
-
controleren en completeren van orders o.a. via het bellen van klanten in geval van fouten en onduidelijkheden;
-
bewaken dat orders tijdig binnenkomen; zo nodig opvragen van gegevens bij klanten;
-
doorgeven van m.n. last minute-gegevens/informatie naar betrokken interne afdelingen.
|
Effectieve communicatie tussen de organisatie en de klant en tussen diverse interne afdelingen, met betrekking tot operationele aangelegenheden. |
-
verstrekken van telefonische informatie aan klanten en beantwoorden van vragen over operationele aangelegenheden;
-
doorgeven van cycluswijzigingen en andere bijzonderheden aan de klant;
-
afstemmen van bijbestellingen/naleveringen met klant en interne afdelingen;
-
aannemen/inventariseren/afhandelen van klachten (met uitzondering van kwaliteitsklachten);
-
achterhalen van mogelijke oorzaken van de klacht, bewaken van een tijdige klachtenafhandeling en afstemmen van oplossingen met de klant.
|
Effectieve operationele ondersteuning van de commerciële buitendienst. |
-
opvangen van telefoontjes, fax, e-mail en postberichten voor de buitendienst, beantwoorden van vragen, geven van informatie, doorgeven van berichten/afspraken e.d.;
-
voorbereiden van prijzen, uitwerken van offertes en voorbereiden van presentaties;
-
signaleren van lang uitstaande offertes aan de buitendienst;
-
verzorgen van de correspondentie (in het Nederlands en Engels);
-
beheren van de persoonlijke en afdelingsarchieven.
|
Goed beheerde en up-to-date gehouden centrale database. |
-
invoeren en muteren van gegevens uit (geaccepteerde) offertes en correspondentie;
-
controleren van gegevens op volledigheid en logica; natrekken van onvolledige of afwijkende gegevens;
-
aanmaken van klantnummers, adrescodes, debiteurennummers e.d.
|
Overige werkzaamheden zoals bijvoorbeeld: |
-
opstellen van diverse overzichten t.a.v. het werkgebied;
-
beheren van diverse bestanden, waaronder het bestand met digitale foto's;
-
signaleren van relevante marktontwikkelingen;
-
overige, met het bovenstaande verband houdende, werkzaamheden in opdracht van leidinggevende.
|
Overige informatie en bezwarende omstandigheden
- Eenzijdige houding en spierbelasting bij het langdurig achtereen werken met een PC.
Kennis en ervaring
- Uitwisselen van informatie met in- en externen. Te woord staan van klanten.
- Bedienen van PC en van de gebruikelijke kantoorapparatuur.
- Accuraat uitwerken van offertes, correspondentie, beheren van bestanden e.d.
Functie-indeling - Indelingshulpmiddel (IHM)
Kenmerken van het bedrijf
De referentiefunctie “Medewerker binnendienst” kan voorkomen bij de diverse inflight cateraars. De functie kan in de praktijk ook voorkomen onder de volgende bedrijfsnaam:
- Assistent binnendienst
- Medewerker verkoop binnendienst
Richtlijnen voor het indelen
=
Als de bedrijfsfunctie ten opzichte van de referentiefunctie ongeveer gelijk is, behoort deze bedrijfsfunctie ingedeeld te worden in groep 5.
-
Als de bedrijfsfunctie minder verantwoordelijkheden heeft, zoals bijvoorbeeld het alleen verzorgen van standaard administratieve werkzaamheden, zonder verder klantcontact, conform de referentiefunctie administratief medewerker A, dan indeling in groep 4.
+
Als de bedrijfsfunctie meer verantwoordelijkheden heeft, zoals bijvoorbeeld het leveren van bijdragen aan de product- en dienst-ontwikkeling, verzorgen van het contractenbeheer en onderhouden van een intensievere klantrelatie *, dan indeling in groep 6.
* Hiervoor is geen referentiefunctie beschikbaar.