Medewerker binnendienst

Kenmerken van de referentiefunctie

Het werkgebied betreft de brede ondersteuning van de buitendienst. Afhankelijk van de situatie in een bedrijf kunnen de volgende verantwoordelijkheden tot de functie behoren:
- het ontvangen en verwerken van prognoses, orders en wijzigingen;
- verzorgen van de communicatie over operationele zaken tussen partijen in- en extern;
- de secretariële en administratieve ondersteuning van de buitendienst;
- het bijhouden van een commercieel databestand.

Organisatie

• Rapporteert aan: operationeel leidinggevende.
• Geeft leiding aan: niet van toepassing

Resultaat­gebieden	Taken
In de systemen verwerkte prognoses, orders en wijzigingen daarin.	aannemen van telefonisch of per fax binnenkomende gegevens van klanten en deze verwerken in het geautomatiseerde systeem; invoeren en inlezen van (automatisch in het systeem) binnenkomende gegevens; controleren en completeren van orders o.a. via het bellen van klanten in geval van fouten en onduidelijkheden; bewaken dat orders tijdig binnenkomen; zo nodig opvragen van gegevens bij klanten; doorgeven van m.n. last minute-gegevens/informatie naar betrokken interne afdelingen.
Effectieve communicatie tussen de organisatie en de klant en tussen diverse interne afdelingen, met betrekking tot operationele aangelegenheden.	verstrekken van telefonische informatie aan klanten en beantwoorden van vragen over operationele aangelegenheden; doorgeven van cycluswijzigingen en andere bijzonderheden aan de klant; afstemmen van bijbestellingen/naleveringen met klant en interne afdelingen; aannemen/inventariseren/afhandelen van klachten (met uitzondering van kwaliteitsklachten); achterhalen van mogelijke oorzaken van de klacht, bewaken van een tijdige klachtenafhandeling en afstemmen van oplossingen met de klant.
Effectieve operationele ondersteuning van de commerciële buitendienst.	opvangen van telefoontjes, fax, e-mail en postberichten voor de buitendienst, beantwoorden van vragen, geven van informatie, doorgeven van berichten/afspraken e.d.; voorbereiden van prijzen, uitwerken van offertes en voorbereiden van presentaties; signaleren van lang uitstaande offertes aan de buitendienst; verzorgen van de correspondentie (in het Nederlands en Engels); beheren van de persoonlijke en afdelingsarchieven.
Goed beheerde en up-to-date gehouden centrale database.	invoeren en muteren van gegevens uit (geaccepteerde) offertes en correspondentie; controleren van gegevens op volledigheid en logica; natrekken van onvolledige of afwijkende gegevens; aanmaken van klantnummers, adrescodes, debiteurennummers e.d.
Overige werkzaamheden zoals bijvoorbeeld:	opstellen van diverse overzichten t.a.v. het werkgebied; beheren van diverse bestanden, waaronder het bestand met digitale foto's; signaleren van relevante marktontwikkelingen; overige, met het bovenstaande verband houdende, werkzaamheden in opdracht van leidinggevende.

Functie-indeling - Indelingshulpmiddel (IHM)

Kenmerken van het bedrijf

De referentiefunctie “Medewerker binnendienst” kan voorkomen bij de diverse inflight cateraars. De functie kan in de praktijk ook voorkomen onder de volgende bedrijfsnaam:
- Assistent binnendienst
- Medewerker verkoop binnendienst

Richtlijnen voor het indelen

=
Als de bedrijfsfunctie ten opzichte van de referentiefunctie ongeveer gelijk is, behoort deze bedrijfsfunctie ingedeeld te worden in groep 5.

-
Als de bedrijfsfunctie minder verantwoordelijkheden heeft, zoals bijvoorbeeld het alleen verzorgen van standaard administratieve werkzaamheden, zonder verder klantcontact, conform de referentiefunctie administratief medewerker A, dan indeling in groep 4.

+
Als de bedrijfsfunctie meer verantwoordelijkheden heeft, zoals bijvoorbeeld het leveren van bijdragen aan de product- en dienst-ontwikkeling, verzorgen van het contractenbeheer en onderhouden van een intensievere klantrelatie *, dan indeling in groep 6.

* Hiervoor is geen referentiefunctie beschikbaar.

Download

• medewerker binnendienst (docx)
• medewerker binnendienst (pdf)