Administratief assistent

Kenmerken van de referentiefunctie

- Uitvoeren van eenvoudige administratieve en ondersteunende werkzaamheden, zoals basiscontroles, invoerwerk e.d.;
- optreden als telefoniste/receptioniste.

Afhankelijk van de bedrijfssituatie zijn de administratieve werkzaamheden het primaire aandachtsgebied, waarbij het telefoon/receptiewerk een bijtaak is of andersom.

Organisatie

• Rapporteert aan: afdelingsleidinggevende; afhankelijk van de situatie 1e medewerker (dagelijkse aansturing).
• Geeft leiding aan: niet van toepassing

Resultaat­gebieden	Taken
Uitgevoerde elementaire cijfermatige controles, volgens voorschrift of aanwijzingen.	controleren van gegevens door het feitelijk vergelijken van gegevens uit verschillende bronnen met gegevens op overzichten of andere gegevensdragers; signaleren van verschillen en navraag doen bij betrokkenen om verschillen/fouten te corrigeren; verwerken van gegevens op registratielijsten, overzichten, spreadsheets e.d. en deze controleren op volledigheid; melden van grote afwijkingen of bijzonderheden aan leidinggevende.
Ingevoerde gegevens in een geautomatiseerd systeem, volgens eenduidige procedures.	invoeren van diverse (door anderen) gecodeerde en gecontroleerde boekingsstukken (inkoopfacturen, debiteurenfacturen, kas/bank/giro, omzetgegevens e.d.) m.b.v. toetsenbord in het financiële systeem; controleren op de aanwezigheid van parafen en coderingen; zo nodig (opnieuw) laten paraferen van stukken of aanvullen van de meest gangbare coderingen.
Getypte notities, facturen, brieven e.d. van concept en zo nodig zelf opgestelde en verzonden eenvoudige (routinematige) brieven, zoals begeleidend schrijven, bevestigingen, e.d. per post, fax of e-mail.
Correcte behandeling van het telefoonverkeer en van de ontvangst van bezoekers.	aannemen van inkomende telefoongesprekken, doorverbinden, eventueel verstrekken van algemene informatie en opnemen/doorgeven van boodschappen; ontvangen van bezoekers, waarschuwen van contactpersoon, dan wel doorverwijzen van bezoekers; registreren van aankomst- en vertrektijden, uitgeven en innemen van bezoekerspasjes.
Overige werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld:	uitsplitsen en registreren van bepaalde gegevens en opstellen van overzichten; maken van fotokopieën, formulieren e.d. voor intern gebruik, archiveren van stukken; bijhouden van overzichten, zoals telefoonlijsten in geautomatiseerd systeem; overige, met het bovenstaande verband houdende, werkzaamheden in opdracht van leidinggevende.

Functie-indeling - Indelingshulpmiddel (IHM)

Kenmerken van het bedrijf

De referentiefunctie “Administratief assistent” komt, afhankelijk van de organisatie van de administratie, voor bij diverse inflight cateraars.
De functie kan in de praktijk ook voorkomen onder de volgende bedrijfsnaam:
- Administratief medewerker
- Hulp administratie

Richtlijnen voor het indelen

=
Als de bedrijfsfunctie ten opzichte van de referentiefunctie ongeveer gelijk is, behoort deze bedrijfsfunctie ingedeeld te worden in groep 3.

-
Als de bedrijfsfunctie minder verantwoordelijkheden heeft: dit komt feitelijk in een administratieve omgeving niet voor.

+
Als de bedrijfsfunctie meer verantwoordelijkheden heeft, zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van minder standaardmatige controles en het zelfstandig bijhouden en verwerken van bepaalde registraties, con-form de referentiefunctie administratief medewerker A, dan indeling in groep 4.

Download

• administratief assistent (docx)
• administratief assistent (pdf)